Para saber cómo se debe realizar este proceso de digitalización, destacamos los puntos clave de planificación:

1. Adopte un software de gestión clínica

El software de gestión clínica es un sistema para respaldar las actividades de la institución. Le permite escanear documentos y administrar instalaciones sanitarias. Un buen sistema satisface las necesidades de clínicas, consultorios y hospitales, adaptándose a sus características.

Con el software es posible organizar y automatizar las rutinas de la clínica , como la programación en línea , programar citas y exámenes, compartir la historia clínica electrónica del paciente , archivar datos relevantes , entre otras funciones específicas.

Si la clínica aún trabaja con archivos en papel, hojas de cálculo Excel y registros médicos en carpetas, es más susceptible a errores y pérdida de información, lo que rara vez ocurre cuando la institución tiene software. Ahora se facilita toda la gestión de la clínica con el fin de aportar más seguridad a los procesos internos .

2. Preste atención a las funciones de un sistema que pueden resultar útil.

Entre las funciones que el software de gestión clínica es capaz de ayudar, podemos destacar:

• Historia clínica electrónica: permite al médico y otros especialistas registrar la información del paciente recopilada en la anamnesis y exámenes, que puede ser consultada posteriormente por otros profesionales;
• Programación de citas: concertar citas de forma rápida, segura y sin posibilidad de tiempos de cruce u otros obstáculos que generen pérdida de tiempo;
• Control de planes de salud: permite programar citas y administrar transferencias;
• Gestión financiera: facilita la gestión con información precisa y automatización de procesos financieros;
• Reporting: genera reportes financieros, de desempeño, de servicio, entre otros  para mejorar los procesos y el servicio en su conjunto;
• Control de flujo de caja: le permite registrar y realizar un seguimiento de las cuentas por cobrar y por pagar.

La intención es utilizar las funciones de acuerdo a las demandas de la institución de salud, con el fin de agregar valor a su clínica . Para facilitar la gestión, incluso de forma remota, toda la información se guarda en la nube y se puede acceder a ella desde diferentes dispositivos, incluidos los smartphones.

3. Observe la seguridad de los datos.

Además de la ventaja productiva, un factor importante que se debe observar en el proceso de digitalización de la clínica es la seguridad de los datos .

Si antes era necesario tener un archivo, un espacio físico para almacenar documentos e incluso historias clínicas, con un software específico todo se almacena en servidores, libre de pérdidas o borrados y ataques de terceros.

Esta información también puede ser accedida solo por aquellos que tienen inicio de sesión y permiso, lo que garantiza la protección de datos.

4. Verifique lo que realmente se necesita para la clínica.

Al adoptar un sistema de gestión, es fundamental prestar atención a los requisitos básicos de la clínica . Para ello, es importante evaluar las necesidades reales, hacer comparaciones entre los recursos disponibles y analizar las ventajas que cada uno puede aportar.

Por lo tanto, los gerentes deben tener en cuenta la realidad de la clínica y su audiencia, a fin de determinar las funcionalidades que se ajustan a los requisitos de acuerdo con la realidad de la institución.

5. Ofrecer atención de telemedicina.

Uno de los frentes de la telemedicina es la teleconsulta , que, como su nombre lo indica, es una consulta médica en la que el paciente está lejos del profesional de la salud. Durante la pandemia de Covid-19, esta práctica se volvió común, especialmente con el permiso del Consejo Federal de Medicina (CFM) .

La pandemia terminó mostrando lo que muchos ya sabían: la ventaja de mantener este modelo de atención, especialmente para los pacientes en el grupo de riesgo. De esta forma, es posible mantener a estas personas protegidas en casa sin comprometer la capacidad de servicio . Además, las consultas a distancia , ya sea por teléfono, videollamada o videoconferencia, ampliaron la oferta de especialistas en áreas remotas .

La teleconsulta está programada. Un centro coordina la distribución de las horas vacantes, transmite información al paciente y al profesional que lo atenderá.

En general, las teleconsultas se pueden realizar como primera visita, seguimiento, supervisión (con intercambio de información entre profesionales) y atención urgente . El servicio abarca desde atención primaria y enfermería hasta especialidades médicas como cardiología, psiquiatría, rehabilitación, oftalmología, dermatología, entre otras.

La telemedicina puede ocurrir de las siguientes formas:

• Entre médicos: ocurre cuando un médico busca la ayuda de otro especialista para obtener una segunda opinión diagnóstica, hacer preguntas sobre medicamentos o solicitar orientación sobre un procedimiento. En este caso, el paciente puede estar presente o no.
• Entre médico y paciente: es lo más común. En él, el médico asiste al paciente directamente, sin la mediación de otro profesional sanitario.
• Sincrónico: la interacción tiene lugar en tiempo real o la respuesta se da en un corto período de tiempo. Un ejemplo es la teleconsulta de videollamada entre el paciente y el médico.
• Asincrónico: la respuesta ocurre en diferentes momentos y no siempre hay interacción directa entre paciente y médico.

Entre los beneficios de la telemedicina, podemos destacar la expansión de los servicios hospitalarios para pacientes que se encuentran geográficamente alejados , en regiones de difícil acceso o con movilidad limitada. A pesar de la distancia entre profesional y paciente, existe una gran precisión diagnóstica, especialmente cuando el caso se discute con más de un especialista.

6. Garantizar una comunicación sencilla entre el paciente y la clínica digital.

El comportamiento de los pacientes ha cambiado significativamente con la popularización de los teléfonos inteligentes y las computadoras. El paciente digital comenzó a navegar o resolver sus preguntas rápidamente y utiliza Internet y aplicaciones para abordar problemas relacionados con su salud.

En un escenario lleno de recursos tecnológicos, no tiene sentido mantener la comunicación desactualizada. Si la clínica valora al paciente por encima de todo, es fundamental tener formas claras de comunicación , utilizando herramientas capaces de acotar el servicio.

De ahí la importancia de contar con sistemas de comunicación eficientes capaces de satisfacer las expectativas de los pacientes, con el fin de reducir las molestias. Las aplicaciones de conversación instantánea, como WhatsApp, Telegram o el propio chat, son las menos disponibles.

El desafío aquí se convierte en la personalización del servicio , que requiere herramientas para almacenar la información. Cuanto más personalizado sea el contacto, mayor será la interacción y el seguimiento. Así, la comunicación eficaz resulta ser una fuente de motivación, estímulo y apoyo para el tratamiento .

Más que apoyarse en varios canales de comunicación, perfiles en las principales redes sociales y recursos modernos, es necesario centrarse en el bienestar de las personas . Por eso, desde el primer contacto con el paciente, ya sea telefónicamente o presencialmente, es importante que se sienta acogido.

La empatía, el cariño y la paciencia son factores esenciales en la atención médica y garantizan que el paciente se sienta lo suficientemente cómodo como para iniciar o continuar el tratamiento.

La programación de citas en línea es otro punto que debe tenerse en cuenta en la comunicación clínica digital. Le permite al paciente programar citas y exámenes a través de Internet , requiriendo solo una computadora o teléfono inteligente, en cualquier día y hora, sin tener que llamar o ir a la clínica durante el horario comercial.

Para que la programación esté disponible en cualquier momento, es necesario automatizar el proceso , eliminando la necesidad de que los asistentes regresen durante la jornada laboral. En otras palabras, el marcado puede depender de la ayuda de bots , lo que permite que el paciente lo haga sin la necesidad de un asistente humano.

En este mismo sentido, los resultados de los exámenes online son una facilidad extra que se ofrecerá a los pacientes. Por lo tanto, si su clínica también realiza exámenes, es necesario considerar la posibilidad de que la entrega se realice de una manera más ágil y eficiente, sin que el paciente tenga que desplazarse a la institución para acceder. Lo ideal es que pueda consultar los resultados a través de Internet y que el médico también pueda evaluar el informe de la prueba sin necesidad de imprimirlo .

Además, la teleconsulta le permite optimizar el tiempo y los recursos tanto para médicos como para pacientes. Como el servicio no requiere desplazamientos, las demandas se resuelven rápidamente.

7. Mantener la organización clínica.

Este es un punto de gran importancia, ya que la organización es clave para que la clínica digital funcione de forma dinámica y como se espera.

En este sentido, el ahorro de tiempo es el principal beneficio de utilizar un sistema de gestión enfocado al área de la salud.

Se controla todo el diagrama de flujo , desde el primer contacto con el paciente hasta el final del tratamiento, pasando por las operaciones del sector financiero y administrativo. Los procesos ahora se adaptan a la nueva realidad para eliminar etapas y reducir la burocracia.

Dentro de este flujo, cuando se realiza sin software de gestión clínica, un solo error puede consumir horas de retraso y, en el peor de los casos, incluso provocar el intercambio de informes médicos de los pacientes. Estos y otros errores que pueden comprometer la salud del paciente y la imagen de la clínica se eliminan prácticamente con la estandarización y el uso de un sistema eficiente .

La gestión de la clínica necesita tener un ritmo de organización, después de todo, hay un flujo de procesos que exigen alineación para asegurar la capacidad y rapidez del servicio. El resultado es una institución organizada, con mayor calidad técnica, con un equipo más seguro y confiado.

Cuando la clínica digital logra alinear sus conocimientos, mejores prácticas en atención al paciente, recursos tecnológicos y organización , tiende a servir mejor, con mayor eficiencia y, a partir de ahí, desarrolla un diferencial de mercado. Todo esto es bueno para la imagen de la institución y contribuye a su sostenibilidad.

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Fuente: Diagnostico Journal – Ezequiel Domb.